Dataansvarlighed
Vi tager din persondatabeskyttelse alvorligt
A/B Strandbo 1 er dataansvarlig i forbindelse med dit medlemskab i andelsboligforeningen.
Kontaktinformationer:
A/B Strandbo 1
Strandboulevarden 8-18
2100 København Ø.
Cvr. nr. 25984803
Behandling af persondata
Vi anvender denne type data om dig
Vi indsamler og opbevarer data om dig i forbindelse med, at du er andelshaver i andelsboligforeningen Strandbo 1. Det er blandt andet persondata, som vi i henhold til lovgivningen og foreningens vedtægter skal behandle, men også persondata, som er nødvendige i forhold til at eje og drive foreningen.
De data, vi anvender, omfatter:
- Almindelige persondata, eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefonnummer (fastnet og/eller mobil) og din kontakt-e-mailadresse
- Antal af beboere – herunder tilmeldte på adressen, navne på postkasse og dørtelefon
- Fremlejeforhold og bopælsoplysninger
- I visse tilfælde dit CPR-nummer i forbindelse med hvidvaskningsreglerne m.v.
- Forbrugsoplysninger, tv-pakke, internetabonnement eller andet i forbindelse med dit medlemskab af andelsboligforeningen.
- Andre almindelige oplysninger, herunder evt. tv-billeder i forbindelse med overvågning.
- Bank- og kontooplysninger m.v.
Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre der er et særligt formål og behov for dette. Det kan være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige tilretninger af din andelsbolig, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud/betaling af boligafgift via serviceloven eller anden sociallovgivning, eller oplysninger om fravær fra andelsboligen, manglende betaling af boligafgift pga. personlige årsager eller anden dispensation i forhold til andelsboligforeningen.
Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler og lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom – dog ikke om, hvem der klager. Såfremt du bliver dømt for en straffelovsovertrædelse, der kan påvirke nærområdet i foreningen og har direkte eller indirekte virkning i foreningen, kan foreningen også opbevare dommen og dertilhørende oplysninger i relation til en eventuel eksklusionssag mod dig.
Opsætning af tv-overvågning vil ske i overensstemmelse med reglerne i tv-overvågningsloven. Det betyder blandt andet, at der vil blive skiltet med områder, hvor der er tv-overvågning, at optagelser kun opbevares i henhold til lovgivningen, og at optagelserne i øvrigt vil ske på en sådan måde, at private områder, eksempelvis ind ad dør eller vindue i din lejlighed, ikke filmes.
Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål
Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.
Det sker til brug for:
- Opfyldelse af din anmodning om produkter eller tjenester
- Administration af din andelsbolig eller lejemål som en del af andelsboligforeningen, herunder nødvendig kommunikation med dig
- Udarbejdelse af årsregnskab, referater m.v.
- Boligopkrævning eller andre udgifter, der udspringer af dit medlemskab
- Kontooplysninger
- Vedligeholdelsesstand af andelsboligen – herunder indretning, husstand, fremleje m.v.
- Særlige tilladelser
- Oplysninger, som du selv har givet eller meddelt samtykke til
- Klagesager m.v.
- Udøvelse af kontrol af opfyldelse af vedtægterne
- Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav eller anden retlig forpligtelse
- Opfyldelse af lovkrav
Vi behandler kun relevante persondata
Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.
Vi behandler kun nødvendige persondata
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.
Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata
Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende, enten via kontakt med dig eller via opdatering fra offentlige databaser.
Dine data skal være korrekte og opdaterede, og vi beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Eventuelle ændringer bedes meddelt til bestyrelsen på bestyrelsen@strandbo1.dk
For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.
Vi indhenter kun persondata, som vi har lov til
Vi har som udgangspunkt brug for dine persondata for at kunne administrere din andelsbolig i andelsboligforeningen, hvilket er et lovligt formål. Hvis vi ikke har et lovligt grundlag for at indhente dine persondata, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata – også uden dit samtykke.
Har vi brug for dit samtykke, er dit samtykke frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os.
Vi videregiver ikke dine persondata uden vi har lov til det
Vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig. Det kan bl.a. være når vi udarbejder forbrugsregnskaber, tilmelder andelshaveren som aftager af fx gas eller el-forbrug på adressen, tilmelder opkrævningen af boligafgift til Nets, korrespondance via e-boks m.v. Det kan også være, hvis der behandles tvister i huslejenævnet eller boligretten. Ligeledes videregiver vi nødvendige oplysninger til andre leverandører til brug for den daglige administration, Penneo, m.v., der alle ligger inden for EU-området eller har klart defineret privatlivspolitik om, at de opfylder EU-kommisionens krav hertil.
Vi videregiver ikke persondata til brug for markedsføring uden at vi indhenter dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret.
Vi videregiver ikke dine persondata med aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS, hvis de ikke opfylder kravene i Persondataforordningen.
Vores leverandører og samarbejdspartnere er pt. følgende:
Ejendomsadministrator:
Sven Westergaards Ejendomsadministration
St. Kongensgade 24b
1264 København K.
Internet:
Fiberby
Otto Busses Vej 5, OBV 048,
2450 København SV.
Varmeregnskab:
Brunata
Vesterlundsvej 14
2730 Herlev
Forsikringsmægler:
Dansk Systemassurance
Allégade 14
2000 Frederiksberg
Forsikringsselskab:
Alm. Brand Forsikring
Midtermolen 7
2100 København Ø.
Revisor:
Revision København
Finsensvej 80A, 1.
2000 Frederiksberg
Pengeinstitut:
Danske Bank
Lersø Park Allé 100
2100 København Ø.
Lejlighedsvurdering:
Vurderingsringen
Skovbrynet 28
2880 Bagsværd
Vicevært/ejendomsservice
Søren Zimling
Nogle af disse leverandører er selv dataansvarlig i forbindelse med deres virke i foreningen, og har selv udarbejdet en privatlivspolitik overfor andelshaverne. I deres virke som databehandlere for foreningen, har foreningen og leverandørerne indgået en databehandleraftale, hvor leverandørerne behandler persondata på vegne af foreningen.
Der er ligeledes andre leverandører og samarbejdspartnere, som kan have en opgave eller for en kortere periode, og som i den forbindelse får tilsendt persondata om dig. Det er fx tekniske rådgivere, håndværkere m.v., der varetager en særskilt opgave for foreningen og har behov for at komme i kontakt med dig eller få oplysninger omkring din andelsbolig – herunder indretning, bopæl m.v.
Andelsboligforeningen deler også de indsamlede persondata til den siddende bestyrelse for andelsboligforeningen, samt i visse tilfælde de ansatte i andelsboligforeningen.
Sikkerhed
Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed
Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til bestyrelsen, samt ansatte i foreningen, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autenciteten af dine data ved hjælp af kryptering.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet indenfor 48 timer efter, at vi har konstateret sikkerhedsbruddet.
Foreningens primære formål er at eje, administrere og drive foreningen, hvor visse personoplysninger er nødvendige for at opfylde formålet. Andelsboligforeningen har derfor ingen datarådgiver.
Brug af cookies
Cookies, formål og relevans
Vi placerer kun nødvendige cookies fra vores hjemmeside, der sikrer den funktionalitet på vores website, som du beder om, og som er undtaget for krav om samtykke.
Vi indhenter dit samtykke
Før vi placerer cookies på dit udstyr, beder vi om dit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes dog uden dit samtykke.
Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om vores brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem. Hvis du vil tilbagekalde dit samtykke.
E-mail og digital kommunikation
Når du sender en e-mail til os med persondata, har vi ret til at opbevarer denne, samt informationerne i den for at kunne dokumentere korrespondancen.
Hvis du laver en forespørgsel på e-mail, skal vi først identificere dig, således at vi sikrer, at vi kan sende dig de oplysninger, som er nødvendige eller som du selv har anmodet om. Den e-mail, som du bruger til at lave forespørgslen, må vi ligeledes benytte til at besvare din forespørgsel, medmindre du selv angiver en anden kommunikationsform.
Vi har ligeledes ret til at videregive dine informationer til vores leverandører eller samarbejdspartnere, når der er et sagligt formål.
Vi har sikret os, at vores e-mailserver står i Danmark eller et andet EU/EØS-land, eller et andet sikret land, jf. persondatareglerne.
Dine rettigheder
Du har ret til at få adgang til dine persondata
Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.
Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder, retskrav og immaterielle rettigheder.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til administrator.
Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.
I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan ikke få slettet persondata, som er nødvendige i forhold til, at opfyldelse af krav fra lovgivningen, lovlige vedtægter m.v.
Vi har udarbejdet en slettepolitik i andelsboligforeningen, om hvornår vi sletter persondata, alt efter hvilken kategori og formål de henhører under, samt om dit medlemskab af andelsboligforeningen er ophørt.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan henvende dig til administrator hvis du vil gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.
Du har ret til at flytte dine data
Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder – dog med respekt for foreningens forpligtelser overfor tjenesteudbyderen.
Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data (dataportabilitet), vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format.
Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.
Du kan evt. læse mere på www.datatilsynet.dk
Alle henvendelser vedrørende dine persondata skal ske til bestyrelsen@strandbo1.dk
Med venlig hilsen
Bestyrelsen
A/B Strandbo 1